(目的)

第1条　この要綱は、福岡県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程(以下「規程」という。)及び福岡県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程細則(以下「細則」という。)に基づき、福岡県市町村職員共済組合(以下「組合」という。)が実施する長期給付事業(以下「長期給付事業」という。)において個人番号利用事務(細則別紙1の1で利用目的に定めるものに限る。)を行うに当たり、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う事務の各段階を明確にするとともに、長期給付事業における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため必要な事項を定めるものとする。

(特定個人情報等の範囲)

第2条　長期給付事業における個人番号利用事務において、取り扱う特定個人情報等の範囲は、個人番号及び個人番号と関連付けて管理される氏名、生年月日、性別、住所等とする。

(特定個人情報等の利用目的)

第3条　長期給付事業における個人番号利用事務において取り扱う特定個人情報等の利用目的は、次のとおりとする。

(特定個人情報等を取り扱う事務の種類)

第4条　長期給付事業における個人番号利用事務として特定個人情報等を取り扱う事務の種類は、次の各号のとおりとする。

(事務取扱関係者)

第5条　前条各号に掲げる事務の実施、当該事務に係る決裁など、業務上、特定個人情報等を知る機会がある者を事務取扱関係者とし、事務局長、年金課長、資格情報課長及び当該課の職員(派遣会社からの派遣される者及び臨時職員を含む。)に限定する。

(特定個人情報保護責任者)

第6条　第4条各号に掲げる事務に係る特定個人情報保護責任者は、細則第2条第2号に規定する各課長のうち年金課長及び資格情報課長とする。

(事務取扱担当者)

第7条　第4条各号に掲げる事務を実施する事務取扱担当者(細則第3条第4項に規定する事務取扱担当者をいう。)は、年金課及び資格情報課の職員であって、特定個人情報保護責任者が指定する者(派遣会社からの派遣される者及び臨時職員を含む。)とする。

(本人確認)

第8条　事務取扱担当者は、年金受給者又は年金請求者(以下「本人」という。)に個人番号の提供を求めるに当たっては、規程第9条に規定する本人確認の措置に基づき、次に掲げるいずれかの書類(以下「本人確認書類」という。)の提示をもって個人番号の確認及び当該人の身元確認(以下「本人確認」という。)を行うものとする。ただし、郵送等により個人番号の提供を受ける場合には、次に掲げる書類の写しにより本人確認を行うこともできるものとする。

(運用状況の記録)

第9条　事務取扱担当者は、第4条各号の事務に係る特定個人情報等の運用状況を、次に掲げる項目につき特定個人情報等の運用状況記録票(別紙1)へ記録する。

(取扱状況の確認及び記録)

第10条　事務取扱担当者は、第4条各号の事務に係る特定個人情報ファイルの取扱状況について、特定個人情報ファイル等管理台帳(別紙2)に、次に掲げる事項を記録する。

(取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し)

第11条　特定個人情報保護責任者は、第9条に規定する特定個人情報の運用状況及び第10条に規定する特定個人情報ファイルの取扱状況について、自ら行う点検又は細則第2条第3号に規定する特定個人情報保護監査責任者による監査を実施するものとする。

(特定個人情報を取り扱う区域の管理)

第12条　第4条各号に掲げる事務に係る特定個人情報等を取り扱う「管理区域」及び「取扱区域」は、次の各号のとおりとする。

(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)

第13条　特定個人情報保護責任者及び事務取扱担当者は、管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じる。

(各管理段階ごとの取扱方法等)

第14条　第4条各号に掲げる事務の取扱部署、取扱方法、場所、安全管理措置等は、次の各号のとおりとする。

(廃棄・削除方法)

第15条　個人番号を含む帳票(写しを含む。)等、対応する情報システム等、取扱部署、保存年限及び廃棄・削除方法は、次のとおりとする。

(事故発生時の対応)

第16条　特定個人情報等の漏えい、滅失又はき損等の事案の発生又はその兆候を察知した者は、規程第18条に基づき対応するものとする。