○福岡県市町村職員共済組合個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する規程
平成27年11月20日
規程第6号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 特定個人情報等の管理体制(第3条)
第3章 特定個人情報等の取扱い(第4条―第9条)
第4章 特定個人情報等の管理(第10条―第23条)
第5章 開示、訂正及び利用停止(第24条―第30条)
第6章 雑則(第31条)
第7章 苦情処理(第32条)
第8章 その他(第33条・第34条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、福岡県市町村職員共済組合(以下「組合」という。)における個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な収集、保管、利用及び提供を確保し、並びに組合が保有する保有特定個人情報の開示、訂正、利用の停止、消去及び提供の停止を実施するために必要な措置を講じ、もって、特定個人情報等の安全かつ適正な取扱いを図ることを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において、次に掲げる用語の定義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次に掲げるいずれかのものに該当するものをいう。
ア 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
イ 個人識別符号(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条第2項に定めるものをいう。)が含まれるもの
(2) 番号法 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)をいう。
(3) 個人番号 番号法第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
(4) 本人 個人番号によって識別される特定の個人をいう。
(5) 特定個人情報 個人番号(個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。)をその内容に含む個人情報をいう。
(6) 保有特定個人情報 次に掲げる者(以下「職員等」という。)が職務上作成し、又は収集した特定個人情報(番号法第23条第1項及び第2項に規定する記録に記録されたものを除く。)であって、職員等が組織的に利用するものとして、組合が保有しているもの(文書、図画及び電磁的記録に記録されているものに限る。)
ア 組合役員若しくは職員又は役員であった者若しくは職員であった者
イ 第16条第1項に規定する委託先に従事する者又は従事していた者
ウ 第16条第2項に規定する派遣された職員又は派遣されていた者
(7) 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ アに掲げるもののほか、個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
(8) 個人情報ファイル 行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第58号)第2条第6項に規定する個人情報ファイルであって行政機関が保有するもの、独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第59号)第2条第6項に規定する個人情報ファイルであって独立行政法人等が保有するもの又は個人情報保護法第2条第4項に規定する個人情報データベース等であって行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
(9) 特定個人情報ファイル 個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
(10) 個人番号利用事務 行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法第9条第1項又は第2項の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して行う事務をいう。
(11) 個人番号関係事務 番号法第9条第3項の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
(12) 個人番号利用事務実施者 個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
(13) 個人番号関係事務実施者 個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
第2章 特定個人情報等の管理体制
(特定個人情報保護総括責任者、特定個人情報保護責任者及び特定個人情報保護監査責任者)
第3条 特定個人情報等の安全管理のため、組合に特定個人情報保護総括責任者、特定個人情報保護責任者及び特定個人情報保護監査責任者を置く。
第3章 特定個人情報等の取扱い
(個人番号の提供の要求)
第4条 組合は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要があるときは、本人又は他の個人番号利用事務実施者及び個人番号関係事務実施者(以下「個人番号利用事務等実施者」という。)に対し個人番号の提供を求めることができる。
2 組合は、個人番号利用事務を処理するために必要があるときは、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第30条の9の規定により、地方公共団体情報システム機構に対し同条に規定する機構保存本人確認情報の提供を求めることができる。
(個人番号の提供の求めの制限及び特定個人情報の収集等の制限)
第5条 組合は、番号法第19条各号のいずれかに該当して特定個人情報の提供を受けることができる場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
2 組合は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集し、又は保管してはならない。
3 組合は、個人番号利用事務等を処理する必要がなくなった場合は、所管法令において定められた保存期間の経過後、速やかに個人番号を廃棄又は削除しなければならない。
(利用目的の特定)
第6条 組合は、特定個人情報等を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2 組合は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(収集に際しての利用目的の通知等)
第7条 組合は、特定個人情報等を収集した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 組合は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の特定個人情報等を収集する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の特定個人情報等を収集する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のため緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 組合は、利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があるとき。
(2) 利用目的を本人に明示することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがあるとき。
(3) 利用目的を本人に明示することにより、組合が行う業務又は事業の適正な遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 収集の状況からみて利用目的が明らかであると認められるとき。
(適正な収集)
第8条 組合は、偽りその他不正の手段により特定個人情報等を収集してはならない。
(本人確認の措置)
第9条 組合は、第4条第1項の規定により本人から個人番号の提供を受けるときは、番号法第16条の規定により、本人又はその代理人から個人番号及びその者が個人番号によって識別される本人であることを確認するための措置をとらなければならない。
第4章 特定個人情報等の管理
(正確性の確保)
第10条 組合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、保有特定個人情報を正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該保有特定個人情報を遅滞なく消去するよう努めなければならない。
(保有特定個人情報に関する事項の公表等)
第11条 組合は、保有特定個人情報に関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置かなければならない。
(3) 第30条第2項の規定による手数料の額
(4) 保有特定個人情報の取扱いに関する苦情の申出先
(安全確保の措置)
第12条 組合は、個人番号(生存する個人のものだけでなく死者のものも含む。)の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止その他の個人番号の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
2 組合は、その取り扱う保有特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有特定個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(職員等の義務)
第13条 特定個人情報等の取扱いに従事する職員等は、その業務に関して知り得た特定個人情報等の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
(職員等の監督)
第14条 組合は、職員等に特定個人情報等を取り扱わせるに当たっては、当該特定個人情報等の安全管理が図られるよう、必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(教育・訓練の実施)
第15条 組合は、職員等の知識・技能の習得及び特定個人情報等の保護に対する職業倫理の向上のため、職員等に職責、経験等を考慮した教育・訓練を行うものとする。
(委託先の監督)
第16条 組合は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合は、特定個人情報等に関する秘密保持その他特定個人情報等の保護の水準を満たしている者を委託先とし、委託先が講じるべき安全管理措置等に関し必要な事項を委託契約書等に明記するものとする。
2 組合は、特定個人情報等の取扱いを派遣協定等により派遣された職員等に行わせる場合には、特定個人情報等の適切な取扱いに関する事項を当該派遣協定書に明記するものとする。
3 組合は、当該委託に係る個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報等の安全管理が図られるよう、委託先に対し必要かつ適切な監督を行うものとする。
(再委託等)
第17条 前条第1項の規定により組合から委託を受けた者(以下この条において「受託者」という。)は、事前に組合の許諾を書面により得た場合に限り、その委託業務の全部又は一部を第三者に再委託することができるものとする。
3 受託者は、再委託を行う場合は、再委託先に対し、必要かつ適切な監督を行うものとする。
(事故発生時の対応)
第18条 特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又はその兆候を察知した者は、直ちに特定個人情報保護責任者に報告しなければならない。
2 特定個人情報保護責任者は、前項の規定により、特定個人情報等の漏えい等の事案の兆候の連絡を受けた場合には、事故を事前に防ぐための必要な措置を講じるものとする。
3 特定個人情報保護責任者は、特定個人情報等の漏えい等の事案の発生又はその兆候を把握した場合には、速やかに特定個人情報保護総括責任者に報告するものとする。
4 特定個人情報保護総括責任者は、前項の規定により、特定個人情報等の漏えい等の事故発生の連絡を受けた場合には、速やかに事故の経緯及び被害状況等を調査し、復旧のための必要な措置を講じるとともに、当該事故の状況等について理事長に報告しなければならない。
5 前項の規定による報告のうち、長期給付に関する事項については、全国市町村職員共済組合連合会にも併せて報告しなければならない。
6 理事長は、第4項の規定により、特定個人情報等の漏えい等の事故発生の連絡を受けた場合は、個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし、個人情報保護法第44条第1項の規定により、同法第40条第1項の規定による権限が総務大臣に委任された場合は、総務大臣の指示に基づいて行うものとする。
(個人番号の利用制限)
第19条 組合は、番号法第9条に規定される利用の範囲内でのみ個人番号を利用するものとする。
(保有特定個人情報の利用目的による制限)
第20条 組合は、第6条の規定により特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて、保有特定個人情報を取り扱わないものとする。
2 前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 番号法第9条第4項の規定に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるとき。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第21条 組合は、番号法第19条第12号から第16号までのいずれかに該当して特定個人情報を提供し、又はその提供を受けることができる場合を除き、個人番号利用事務等を処理するために必要な範囲を超えて特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報の提供の制限)
第22条 組合は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を提供してはならない。
(保有特定個人情報の利用目的の通知)
第23条 組合は、本人から、当該本人が識別される保有特定個人情報の利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 第11条の規定により当該本人が識別される保有特定個人情報の利用目的が明らかな場合
2 組合は、前項の規定に基づき求められた保有特定個人情報の利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨を通知しなければならない。
第5章 開示、訂正及び利用停止
(開示)
第24条 本人は、組合に対し、当該本人が識別される保有特定個人情報の開示を請求することができる。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 法令に違反することとなる場合
3 組合は、第1項の規定による請求に係る保有特定個人情報の全部又は一部について開示しない旨の決定をしたとき、又は当該保有特定個人情報が存在しないときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
(訂正等)
第25条 本人は、組合に対し、当該本人が識別される保有特定個人情報の内容が事実でないときは、当該保有特定個人情報の内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を請求することができる。
2 組合は、前項の規定による請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有特定個人情報の内容の訂正等を行わなければならない。
3 組合は、第1項の規定の請求に係る保有特定個人情報の内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知しなければならない。
2 組合は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有特定個人情報の利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有特定個人情報の利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
3 本人は、組合に対し、当該本人が識別される保有特定個人情報が番号法第19条の規定に違反して第三者に提供されているときは、当該保有特定個人情報の第三者への提供の停止を請求することができる。
4 組合は、前項の規定による請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有特定個人情報の第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有特定個人情報の第三者提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
5 次の各号に定める場合には、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
(1) 第1項の規定による請求に係る保有特定個人情報の全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき
(2) 第3項の規定による請求に係る保有特定個人情報の全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたとき
2 開示等の請求等を行う者は、別に定めるところにより、当該開示等の請求等を行う者が本人又は第4項に規定する代理人であることを確認するために必要な書類及び訂正等を求める内容が真正であることを証明する書類を開示等請求(申出)書に添えて提出し、又は提示しなければならない。
3 組合は、提出された開示等請求(申出)書に不備があると認めるときは、当該開示等の請求等を行う者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
4 開示等の請求等は、次に掲げる代理人によってすることができる。
(1) 未成年者又は成年被後見人の法定代理人
(2) 開示等の請求等をすることにつき本人が委任した代理人
(開示等の請求等に対する決定通知)
第29条 組合は、開示等の請求等を行う者に対し、開示等請求(申出)書の提出があった日から30日以内に当該請求等に係る決定を行い、その結果を理事長が別に定める方法により通知するものとする。ただし、前条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 前項の規定による手数料の額は、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において理事長が別に定めるものとする。
2 前項の請求は、その請求が通常到達すべきであった時に、到達したものとみなす。
第6章 雑則
(適用除外等)
第32条 福岡県市町村職員共済組合個人情報保護に関する規程(平成17年規程第4号)は、組合における特定個人情報等の取扱い並びに保有特定個人情報の開示、訂正及び利用停止については、適用しない。
第7章 苦情処理
(苦情処理)
第33条 組合は、組合における特定個人情報等の取扱いに関する苦情があった場合は、当該苦情に係る事情を調査し、適切かつ迅速な処理を行うものとする。
第8章 その他
(補則)
第34条 組合が保有する特定個人情報等の適正な取扱いに関する事項は、この規程に定めるもののほか、番号法及び個人情報保護法その他の関連する法令等の定めるところによる。
2 この規程に定めるもののほか、組合における特定個人情報等の適正な取扱いに関し必要な事項は、理事長が別に定める。
(見直し)
第35条 組合は、特定個人情報等の安全かつ適正な取扱いを維持するため、常に特定個人情報等の収集等及び管理の状況等を把握し、必要に応じて特定個人情報等の適正な取扱いのための措置を見直すものとする。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成27年11月20日から施行し、平成27年10月5日から適用する。
(情報提供ネットワークシステムによる特定個人情報の情報連携)
2 組合は、番号法別表第二の第一欄及び第三欄に掲げる者として、情報提供ネットワークシステムによる特定個人情報の情報連携等を行うことに関し必要な事項を別に定めるものとする。
附則(平成30年11月28日規程第4号)
この規程は、平成30年11月28日から施行し、平成29年5月30日から適用する。